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Weiterführende Datenschutzhinweise für Formulare, Abfragen und Dokumente

Informationen zur Datenerhebung 

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen der Schule und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten entnehmen Sie bitte dem Formular, der Homepage oder den angebotenen Medien der Schule oder des Amtes!

Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung entnehmen Sie bitte dem Inhalt und den Beschreibungen des Ihnen vorliegenden Formulars der Schule oder des Amtes!

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten ist die ausstellende Schule oder das ausstellende Amt des Formulares. Weitere Empfänger sind Lehrkräfte oder andere Beteiligte, die unmittelbar mit der Sache zu tun haben. Hierzu ist Punkt §1.7.1. zum Datengeheimnis generell gültig!

Die Speicherdauer der Daten ergibt sich aus der Notwendigkeit der Verfügbarkeit der Daten. Wenn diese nicht mehr notwendig sind, werden diese gelöscht!

Es besteht ein Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie gegebenenfalls das Recht auf Datenübertragbarkeit!

Es besteht ein Widerrufsrecht, sofern die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung erfolgt!

Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde!

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten können gesetzlich vorgeschrieben sein, möglicherweise sind Sie oder die betroffene Person auch verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen!

Folgen einer Nichtbereitstellung können Ihnen oder einer Person spezifisch angegeben werden.

Wenn nötig können Sie oder die betroffene Person Rückfragen zum Formular über die Kontaktdaten stellen.


AUSZUG AUS: Verwaltungsvorschrift des Kultusministeriums über den Datenschutz an öffentlichen Schulen vom 04.07.2019

Der Schutz der oder des Einzelnen gegen unbegrenzte Erhebung, Speicherung, Verwendung und Weitergabe seiner persönlichen Daten in der modernen Datenver-arbeitung ist im Grundgesetz verankert. Dieses Recht auf informationelle Selbstbestimmung gewährleistet die Befugnis des Einzelnen, grundsätzlich selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner persönlichen Daten zu bestimmen. In Schulen und in der Schulverwaltung werden zur Erledigung dienstlicher Aufgaben personenbezogene Daten insbesondere von Schülerinnen und Schülern, Erziehungsberechtigten und Lehrkräften verarbeitet. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist in der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und im Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG) sowie in weiteren Vorschriften, zum Beispiel dem Schulgesetz Baden-Württemberg, geregelt.

Schulen sind öffentliche Stellen gemäß § 2 Absatz 1 LDSG. Zuständig für die Wahrung datenschutzrechtlicher Vorgaben der einzelnen Schule ist die Schulleitung, die bei dieser Aufgabe durch eine behördliche Datenschutzbeauftragte oder einen behördlichen Datenschutzbeauftragten unterstützt wird.
Die Datenschutzaufsichtsbehörde ist gemäß § 20 Absatz 1 LDSG der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI). Im Intranet der Kultusverwaltung, auf der Seite www.it.kultus-bw.de sowie auf den Seiten der Lehrerfortbildung sind umfangreiche Hinweise zur Umsetzung der EU-DSGVO und des LDSG bereitgestellt. Dort finden sich auch Formulare zu den Themen Einwilligung zur Veröffentlichung von Fotos von Schülerinnen und Schülern sowie von Lehrkräften, Vertragsunterlagen zur Auftragsdatenverarbeitung, Nutzung privater Datenverarbei-tungsgeräte und weitere.

1.1. Zulässigkeit der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Schulen ist nur zulässig, wenn die EU-DSGVO (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b bis f und Artikel 9 EU-DSGVO), das LDSG (insbesondere § 4 LDSG) oder eine andere Rechtsvorschrift, zum Beispiel das Schulgesetz (§ 115 SchG), diese erlaubt oder die betroffene Person, deren Daten verarbeitet werden, eingewilligt hat (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a in Verbindung mit Artikel 7 EU-DSGVO). Die Datenverarbeitung kann gemäß Artikel 28 EU-DSGVO 5 auch durch andere öffentliche oder nichtöffentliche Stellen, Einrichtungen oder Personen im Wege einer Auftragsdatenverarbeitung erfolgen.

1.1.1. Datenverarbeitung aufgrund einer Rechtsvorschrift

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn eine spezielle Rechtsvorschrift dies erlaubt; im Übrigen, wenn dies zur Erfüllung der Aufgaben der öffentlichen Stelle erforderlich ist (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e EU-DSGVO in Verbindung mit § 4 LDSG). Diese Voraussetzung liegt in den Fällen vor, in denen die Schulen ohne die erhobenen Daten ihren Erziehungs-, Bildungs- oder Fürsorgeauftrag (§ 1 SchG) sowie ihre Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung nicht oder nicht vollständig erfüllen können. Es genügt also nicht, wenn die Datenverarbeitung nur "nützlich" für die Verwirklichung des gesetzlichen Auftrags der Schule ist.

Die Datenerhebung hat dabei grundsätzlich bei der betroffenen Person mit deren Kenntnis zu erfolgen. Die Schule muss die betroffene Person bei der Datenerhebung nach Artikel 13 EU-DSGVO informieren, siehe Nummer 1.2.

Eine bereichsspezifische Ausnahme von dem Grundsatz der Datenerhebung bei der betroffenen Person regelt § 115 Absatz 3 SchG. Dieser erlaubt einer Schule zum Zwecke des Schulwechsels und zu anderen schulübergreifenden Verwaltungszwecken, personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern, deren Erziehungsberechtigten und denjenigen, denen Erziehung oder Pflege einer Schülerin oder eines Schülers anvertraut sind, bei einer anderen Schule zu erheben.

1.1.2. Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten kann auch aufgrund einer Einwilligung erfolgen. Dabei sind die Vorgaben der Artikel 4 Nummer 11 und Artikel 7 EU-DSGVO 6 zu beachten. Insbesondere ist vor dem Hintergrund des bestehenden Ungleichgewichts zwischen Schule und den betroffenen Personen (siehe Erwägungsgrund 43, EU-DSGVO) sicherzustellen, dass die Einwilligung tatsächlich freiwillig, ohne jeden (Gruppen-) Zwang erfolgt. Die Schule hat die Einwilligungserklärung aufzubewahren. Der Erklärende erhält eine Kopie. Für die Einwilligung Minderjähriger gelten besondere Bestimmungen.

1.2. Informationspflicht bei der Datenerhebung

Bei jeder Datenerhebung besteht eine Informationspflicht gegenüber der betroffenen Person nach Artikel 13 oder 14 EU-DSGVO, abhängig davon, ob die Erhebung bei der betroffenen Person selbst oder bei einem Dritten erfolgt. Demnach muss die Schule die betroffenen Personen informieren über:

• Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen der Schule und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten,

• Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung,

• Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten,

• Speicherdauer (falls dies nicht möglich ist: Kriterien für die Festlegung dieser Dauer),

• Bestehen eines Rechts auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie gegebenenfalls das Recht auf Datenübertragbarkeit,

• Bestehen eines Widerrufsrechts, sofern die Verarbeitung aufgrund einer Ein-willigung erfolgt,

• Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde,

• ob die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich vorgeschrie-ben ist,

• ob die betroffene Person verpflichtet ist, die personenbezogenen Daten be-reitzustellen, und welche möglichen Folgen eine Nichtbereitstellung hätte.

Sofern die Schule zur Datenerhebung ein Formular verwendet, sind die obengenannten Informationen darauf abzudrucken oder zu verlinken.

1.3. Zweckänderung

1.3.1. Die EU-DSGVO stellt den Grundsatz der Zweckbindung bei der Verarbeitung personenbezogener Daten auf (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe b EU-DSGVO).

1.3.2. Die Verarbeitung personenbezogener Daten für andere Zwecke als denjenigen, zu denen sie erhoben wurden, ist nur in Ausnahmefällen zulässig, so unter anderem zur Gefahrenabwehr, bei Anhaltspunkten für Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten erheblicher Bedeutung oder zum Schutz der betroffenen Person, sofern eine Verarbeitung notwendig und verhältnismäßig ist (§ 5 LDSG). Darüber ist die betroffene Person nach Artikel 13 Absatz 3 EU-DSGVO grundsätzlich zu informieren, dies sollte in Schriftform erfolgen. Die Information unterbleibt jedoch, wenn dadurch der Zweck gefährdet würde und die Interessen der Schule an der Nichterteilung der Information die Interessen der betroffenen Person überwiegen.

1.3.3. Eine Übermittlung zu einem anderen als dem Erhebungszweck ist zulässig, wenn sie zur Aufgabenerfüllung der Schule oder einer anderen öffentlichen Stelle erforderlich ist (§ 6 LDSG). Die Verantwortung für eine Übermittlung trägt grundsätzlich die Schule. Erfolgt die Übermittlung auf Ersuchen einer öffentlichen Stelle, trägt diese Stelle die Verantwortung. Die Schule prüft dann lediglich, ob das Übermittlungsersuchen im Rahmen der Aufgabe der ersuchenden öffentlichen Stelle liegt, indem sie sich die Rechtsgrundlage und den Zweck nennen lässt.

1.4. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Die EU-DSGVO stellt bestimmte personenbezogene Daten unter besonderen Schutz (siehe Erwägungsgrund 51 folgende). Nach Artikel 9 EU-DSGVO dürfen unter anderem Daten, aus denen insbesondere die ethnische Herkunft, die religiöse Überzeugung oder die Gesundheit hervorgehen, nur verarbeitet werden, wenn unter anderem die Verarbeitung auf Grund einer Rechtsvorschrift erforderlich ist oder die betroffene Person ausdrücklich eingewilligt hat. Zu den Daten, aus denen die ethnische Herkunft oder die religiösen Überzeugungen hervorgehen, gehören auch Daten zur Verkehrssprache in der Familie beziehungsweise dem häuslichen Umfeld sowie Daten über die Religionszugehörigkeit. Die nach Artikel 9 EU-DSGVO erforderliche Vorschrift, die die Verarbeitung dieser Daten von Schülerinnen und Schülern erlaubt, ist die auf Grund von § 115 SchG erlassene SchulStatDVV BW in der jeweils geltenden Fassung. Sie kann allerdings erst dann zur Anwendung kommen, wenn eine Bewerberin oder ein Bewerber tatsächlich in die Schule aufgenommen ist.

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1.5. Datenlöschung und Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit

1.5.6. Die Schule muss allen Empfängern, denen sie personenbezogene Daten offengelegt, das heißt weitergeleitet oder verfügbar gemacht hat, jede Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten mitteilen. Diese Mitteilung kann unterbleiben, wenn sie unmöglich oder mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden ist. Hierzu kann der behördliche Datenschutzbeauftragte der Schule beraten.

1.5.7. Sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und die Verarbeitung mit einem automatisierten Verfahren stattfindet, hat die betroffene Person das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die diese Person selbst der Schule bereit- gestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, wie beispielsweise einer csv-Datei zu erhalten (sogenanntes Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 EU-DSGVO). Dieses Recht gilt nicht für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Erfüllung des der Schule übertragenen gesetzlichen Erziehungs- und Bildungsauftrags. Ferner hat die betroffene Person auch das Recht, zu verlangen, dass diese Daten einem anderen Verantwortlichen, beispielsweise einer anderen Schule übermittelt werden sollen.

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1.7. Datengeheimnis, Belehrung zum Datenschutz, Datenschutzmaßnahmen

1.7.1. Alle Personen an der Schule, welche im Rahmen ihrer Tätigkeit an der Schule personenbezogene Daten zur Kenntnis erhalten (neben Lehrkräften zum Beispiel Schülermitverantwortung oder externe Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter im Ganztagesbetrieb der Schule), sind auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit verpflichtet, das Datengeheimnis zu wahren.

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